取引先へのデータ送信と事前確認 出荷通知書

顧客に出荷内容を通知する際に、商品や数量・単価を確認する必要があります。営業担当には毎朝、夜間に自動処理された出荷通知書を確認するToDoが届きます。内容が正しい場合には帳票が自動生成されて顧客に電子メールで送付されます。内容に誤りがある場合にはアシスタントに訂正依頼ToDoが通知されます。



【導入前の課題】
・営業アシスタントだけが出荷通知書を確認するため、顧客と合意している取引条件が適用されているか、どうかを判断できないケースがあります。
・顧客からの問合せが営業担当に入るため、内容の照会に時間が掛かります。
・自動FAXは混雑による不達が発生するうえ、高い維持コストが発生します。


【効果】
・出荷内容(請求情報)のチェックによって精度が向上する。
・自動FAXから電子メールに送信方法を変更することで、運用コストが低減される。帳票が電子的に添付されるため、顧客側での管理コストも低減される。
・出荷内容に確認事項がある場合、ボタン操作でアシスタントにToDoが通知される。
・確認依頼ToDoは自動で届くが、確認が遅れると警告が出るなど遅延防止が図られる。