業務プロセスの改善とは

 業務プロセスを改善して業務効率の向上を行うというフレーズをよく耳にする。問題点のある業務プロセスを変更することはよくやっているとしても、改善(すなわち業務効率の測定を行い、その数値がどのように増加するか)は実際に行えているのであろうか。
 業務プロセスといってよく目にするのは、業務アクティビティの順番を条件を記述した業務流れ図である。しかし業務プロセスとしては、さらに各アクティビティが行われる頻度(例えば毎日何件の処理がされるのか、毎日何個の製品が製造されるのか)とそのアクティビティを実施するリソース(何人の社員が毎日何時間、またはどれくらいの作業割合で処理を行うのか)を把握し、記述しなければならない。これで初めて業務効率を計算し、測定できるようになる。
 ワークフローでは、実際に行われる業務アクティビティ毎に誰が行い、いつ始めて、いつ終わったのかなどの時間を記録していく。こうした記録を元に、業務効率を計算し、もともと想定していた業務効率とを比較し、問題点の洗い出しを行い、改善に向けて、業務プロセスの変更、作業する人数の増減、作業シフトなどを変更していく。
 業務プロセスの改善とは業務の手順の可視化と順番の再配置だけでは決してない。