EXCELをワークフローシステムに取り込む

 企業では、EXCELが表作成だけでなく、業務プログラムとしても広く使われている。伝票や帳票としてEXCELにデータを格納し、人間が参照・更新をして業務を行う場合もあれば、EXCELマクロを記述してプログラムとして利用していることもある。内部統制のことを考えると、マクロを記述したEXCELは通常のソフトウェアと同じようにIT全般統制の対象と考えていくことになる。問題は伝票や帳票としてEXCELを使っている場合である。データは電子化されているが、業務自身は人間が行っているので、マニュアルによる業務として捉える必要がある。
 EXCELファイルをワークフローシステムの中に完全に取り込めれば、これまでの業務プロセスを踏襲したまま、完全にシステム化された業務プロセスとなる。すなわち、EXCELを記入・参照・更新・転送などをしていた、いろいろな担当者による個々の業務をワークフローシステムの中でアクティビティとして捉え、EXCELファイルを各アクティビティの添付ファイルとしてワークフローシステム内で管理させるのである。こうすることによって、EXCELファイルへのアクセス制御を行え、更新ログもワークフローシステムのアクティビティの実行ログとして管理することができる。